Comment planifier une réunion dans Microsoft Teams

Vous pouvez faire beaucoup de choses pour améliorer l’efficacité de votre équipe, et l’utilisation d’un hub de collaboration comme Microsoft Teams en fait partie. Il s’agit d’un excellent outil de communication que vous pouvez utiliser pour discuter, partager des fichiers et organiser des réunions audio et vidéo avec votre équipe.

Si vous débutez avec Teams, vous ne savez peut-être pas comment planifier une réunion. Vous pouvez procéder de plusieurs manières, et vos options dépendent de la version de Microsoft Teams que vous utilisez. Dans cet article, nous vous donnerons tous les détails que vous devez savoir.

Planification d’une réunion dans Microsoft Teams

Votre compte Microsoft Teams est connecté à tous les produits du groupe Microsoft 365 tels que SharePoint, Outlook, Yammer, etc. Et le calendrier que vous utilisez dans Teams est directement connecté au calendrier Microsoft Exchange.

Outlook utilise également le calendrier Exchange. Cela signifie qu’une fois que vous avez planifié une réunion via Outlook, elle apparaîtra automatiquement dans Teams et inversement. Voici comment planifier une réunion dans Microsoft Teams:

1. Dans le chat des équipes, cliquez sur l’icône «Planifier une réunion» (sous la boîte pour le nouveau message.)
2. Sélectionnez «Calendrier», qui se trouve sur le panneau de gauche, puis cliquez sur «Nouvelle réunion».
3. Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Vous pouvez sélectionner l’heure et la date de la réunion.
4. Une fois la planification terminée, cliquez sur «Enregistrer». Après cela, la fenêtre contextuelle se fermera et vous pourrez envoyer les invitations à des réunions à l’aide d’Outlook.

Assistant de planification

Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez également utiliser la fonction «Assistant de planification». Cette fonctionnalité vous aidera à trouver le bon moment pour tous les membres de votre équipe, y compris vous.

Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pourrez voir quand les participants à la réunion sont libres et lorsqu’ils sont occupés. Le bleu foncé représente les plages horaires lorsqu’elles ne sont pas disponibles. Les créneaux bleu clair correspondent aux heures disponibles et les créneaux gris correspondent aux heures chômées du participant.

Inviter des personnes extérieures à votre équipe

L’un des avantages de Microsoft Teams est que vous pouvez inviter des personnes extérieures à votre organisation à rejoindre la réunion.

Ils n’ont même pas besoin d’avoir une licence Microsoft Teams. Tout ce dont vous avez besoin est leur nom et leur adresse e-mail, et vous pouvez envoyer l’invitation. Voici ce que vous devez faire:

1. Ouvrez l’option «Ajouter les participants requis» dans le formulaire contextuel Nouvelle réunion.
2. Cliquez sur «Facultatif».
3. Saisissez l’adresse e-mail de la personne.
4. Cliquez sur «Inviter». Une invitation par e-mail arrivera bientôt dans leur boîte de réception.

Vous pouvez également planifier une réunion qui aura lieu dans un canal Teams spécifique. Sur le formulaire Nouvelle réunion, sélectionnez «Ajouter une chaîne». Une fois que vous l’avez configuré et envoyé les invitations, vous ne pouvez plus changer de chaîne.

Si vous devez apporter une modification, vous devrez créer de nouvelles invitations. De plus, si une réunion doit avoir lieu sur un canal, tous les membres de cette équipe pourront rejoindre la réunion, même s’ils n’ont pas reçu l’invitation.

Microsoft Teams Free Edition

Si vous utilisez une édition gratuite de Teams, vous vous demandez peut-être où se trouve l’option de planification dans votre application. Eh bien, malheureusement, dans la version gratuite de Microsoft Teams, vous ne pouvez pas planifier de réunion.

Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas avoir de réunion du tout. L’application dispose de l’option « Meet Now » pour savoir quand vous devez réunir rapidement l’équipe.

Il vous suffit de cliquer sur l’icône de la caméra à côté de « Rencontrer maintenant », puis de sélectionner tous les noms des personnes qui assisteront à la réunion. Cette fonctionnalité est également disponible pour les comptes Teams sur abonnement.

En savoir plus sur les réunions d’équipe Microsoft

Vous pouvez avoir jusqu’à 250 personnes dans une seule réunion d’équipes. Cependant, vous ne pouvez pas voir tous les participants en même temps. Avant les mises à jour récentes, vous ne pouviez voir que quatre participants actifs au maximum lors d’un appel. Maintenant, vous pouvez avoir neuf participants sur l’écran à la fois. Mais la nouvelle mise à jour a apporté d’autres innovations passionnantes.

Les participants aux réunions Microsoft Teams ont désormais une meilleure qualité audio et des arrière-plans personnalisés pour les réunions. Vous pouvez également épingler une vidéo s’il est nécessaire de concentrer plus d’attention sur un participant à une réunion en particulier. Les autres fonctionnalités liées aux réunions incluent un hall virtuel, le partage d’écran et le dépannage interactif.

Rapprochez vos équipes

Il existe de nombreuses façons d’améliorer l’efficacité de votre lieu de travail à l’aide de Microsoft Teams. Il s’agit principalement d’une application de partage de fichiers basée sur le chat. Mais c’est aussi un outil fantastique lorsque vous devez organiser une vidéoconférence avec votre équipe.

Planifier une réunion avec un assistant de planification rend la logistique de trouver le bon moment beaucoup plus confortable. Et si quelqu’un ne fait pas partie de votre organisation ou de votre équipe, il peut quand même se joindre. Envoyez-leur simplement une invitation par e-mail.

Avez-vous déjà assisté à une réunion des équipes Microsoft? Ou programmé? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.