L’envoi d’une facture pour vos marchandises est un élément essentiel de la gestion de votre boutique en ligne et de la tenue des registres de vente. Lorsque vous créez un projet de commande pour votre client, vous pouvez lui envoyer une facture par e-mail. Cette facture contient tous les détails de paiement dont votre client a besoin pour payer les produits et terminer l’achat.
Cependant, vous devez parfois imprimer des factures, principalement si vous expédiez vos produits à de grands détaillants. Cet article vous guidera dans l’impression des factures pour vos clients Shopify.
Comment imprimer des factures
Il existe plusieurs façons d’imprimer des factures à partir de Shopify. Vous pouvez imprimer à partir de Shopify POS ou utiliser la page d’administration Shopify. Dans les deux cas, vous utiliserez l’application Commander une imprimante. Voici les étapes que vous devez suivre dans les deux exemples.
Impression à partir de Shopify POS
Si vous optez pour l’impression à partir de Shopify POS, voici ce qu’il faut faire:
- Lorsque vous êtes prêt à confirmer la commande, choisissez Applications sur cette même page.
- Sélectionnez l’option Imprimer avec commander une imprimante.
- Optez pour un bon de livraison ou une facture. Vous pouvez également imprimer les deux ou régler les paramètres d’impression, tels que la définition du nombre de copies.
- Après avoir défini les options souhaitées, choisissez Imprimer.
Si vous souhaitez ignorer les paramètres manuels chaque fois que vous devez imprimer une facture, vous pouvez créer un modèle à utiliser comme facture par défaut. Voici comment:
- Ouvrez la page d’administration, puis les applications.
- Dans vos applications Shopify, sélectionnez Commander une imprimante.
- Sélectionnez l’option Gérer les modèles.
- Choisissez ce que vous souhaitez imprimer par défaut. C’est une excellente option si vous n’imprimez que des factures et non des bordereaux d’emballage.
N’oubliez pas que vous pouvez également enregistrer la facture sous forme de fichier PDF à conserver sur votre ordinateur ou appareil mobile.
Impression depuis Shopify Admin
Voici comment imprimer une facture depuis votre panneau d’administration:
- Ouvrez votre administrateur Shopify.
- Sélectionnez Commandes.
- Trouvez la commande souhaitée et sélectionnez-la.
- À côté de Commande d’impression, cliquez sur Plus d’actions.
- Choisissez Imprimer avec commander une imprimante dans la liste déroulante.
- Sur l’écran suivant, vous devrez choisir les éléments à imprimer dans le menu dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez Facture. (Et bordereau d’emballage, si nécessaire.)
- Sélectionnez le bouton bleu Imprimer dans le coin supérieur droit.
Autres façons d’imprimer une facture
L’utilisation de l’imprimante de commande dans Shopify est gratuite. Cependant, il existe plusieurs autres applications compatibles avec Shopify qui vous permettent d’imprimer des factures. Ils contiennent généralement plus de fonctionnalités de comptabilité et ne sont généralement pas gratuits. Cependant, si vous avez l’une de ces applications, vous pouvez les utiliser pour personnaliser et imprimer vos factures Shopify. Certains d’entre eux ont un essai gratuit, vous pouvez donc vous assurer qu’ils vous conviennent avant de payer l’abonnement.
Certaines de ces applications sont:
- Sufio, qui offre un essai gratuit de deux semaines et coûte 19 $ par mois après la fin de l’essai.
- PrintHero, qui coûte 14,99 $ par mois, et est livré avec un essai gratuit d’une semaine.
- Printout Designer, qui vous coûtera 4,99 $ par mois après avoir terminé l’essai gratuit de 14 jours.
- Wholesale Catalog Maker, qui coûte 25 $ par mois après l’essai gratuit de deux semaines.
Comment créer des commandes et des factures
Certaines des applications que nous avons mentionnées dans la section précédente vous permettent également de créer et de personnaliser des factures. Il existe également des moyens de le faire dans l’application Shopify.
Générateur de factures
Shopify vous propose un outil simple et gratuit pour créer des factures en un rien de temps. Ouvre ça lien sur votre appareil, entrez les coordonnées de votre entreprise, et c’est tout. Vous obtiendrez une facture d’aspect professionnel avec le logo de votre entreprise, avec toutes les informations nécessaires pour terminer la commande et facturer vos produits.
Pour compléter la facture, vous devez suivre ces étapes:
- Saisissez les informations de votre entreprise, telles que le nom, l’adresse et le code postal.
- Saisissez les informations de votre client, telles que son nom, son adresse e-mail et sa ville.
- Entrez les informations de commande, telles que le nom du produit, la quantité et le prix.
Vous pouvez également ajouter un mémo si nécessaire, et voir le sous-total ci-dessous, y compris les taxes. Vous pouvez télécharger la facture, l’imprimer ou l’envoyer par e-mail. Notez que ces factures, malgré leur aspect professionnel, doivent être vérifiées par un conseiller fiscal avant de les utiliser comme documentation officielle.
Envoyer une facture par e-mail
Lorsque vous envoyez à votre client une facture par e-mail, il pourra accéder à la page de paiement en suivant le lien inclus dans l’e-mail. Ce lien leur permet d’effectuer un paiement et de finaliser l’achat. Voici comment l’envoyer:
- Après avoir créé une commande, sélectionnez Facturer par e-mail.
- Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvrira, alors saisissez la note que vous souhaitez joindre à la facture.
- Choisissez Examiner l’e-mail pour voir si toutes les informations sont saisies correctement.
- Cliquez sur Envoyer une notification pour terminer l’action.
Ce processus est presque le même lorsque vous utilisez un appareil mobile. Après avoir ouvert les commandes dans l’application Shopify, sélectionnez Brouillons de commandes et choisissez l’option souhaitée. Sous Facture, recherchez Facture par e-mail et suivez les étapes décrites ci-dessus pour l’envoyer.
Envoi de factures et de bons de livraison
Les factures et bordereaux d’emballage sont nécessaires pour l’expédition de vos produits à vos clients. Alors qu’un bon de livraison contient des informations sur le produit, la facture que vous créez contient toutes les informations de paiement, ainsi que les détails de livraison. Vos clients utiliseront la facture pour effectuer des paiements dans votre magasin. Cet article vous a montré comment imprimer ces documents, ainsi que les envoyer par e-mail si nécessaire.
Comment créez-vous des factures? Et comment allez-vous les imprimer? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.