Comment envoyer un email, tout ce que vous devez savoir

Vous cherchez un guide sur la façon d’envoyer un e-mail? Voici un tutoriel étape par étape sur la façon d’envoyer un e-mail et tout ce que vous devez savoir. Vous souhaitez envoyer un e-mail et vous ne savez pas par où commencer ? Ou peut-être savez-vous comment envoyer des e-mails mais souhaitez-vous des conseils sur la façon d’écrire un e-mail. Nous sommes là pour vous aider.

Comment envoyer un e-mail peut sembler une tâche simple, mais envoyer des e-mails de qualité ne l’est pas. La prochaine fois que vous voudrez communiquer par e-mail, vous vous rendrez compte qu’il s’agit bien plus que de simplement connaître le destinataire et un message à partager. Voici comment envoyer un bon e-mail.

De quoi avez-vous besoin pour envoyer un e-mail ?

Avant de vous montrer comment envoyer un e-mail, vous devez répondre à des exigences spécifiques. Pour envoyer un e-mail, vous aurez besoin d’un compte auprès de l’un des fournisseurs de messagerie disponibles (nous utiliserons Gmail pour ce didacticiel), d’une connexion Internet, d’un ordinateur ou d’un appareil mobile et de l’adresse e-mail du destinataire.

Comment envoyer un e-mail avec Gmail

Disons que vous n’avez pas encore de compte de messagerie ; créez un compte avec Gmail ou l’une des alternatives populaires à Gmail. Une fois cela fait, nous pouvons passer à l’étape suivante, en créant un message électronique.

1. Connectez-vous à votre compte de messagerie.

Pour Gmail, accédez à google.com/gmail et entrez vos informations d’identification pour vous connecter à votre compte de messagerie.

2. Créez un e-mail vierge.

Ensuite, commencez à rédiger l’e-mail qui sera envoyé plus tard. Appuyez sur le bouton de rédaction pour créer un e-mail vierge. Le bouton de rédaction est disponible sur le côté gauche du site Web de Gmail et se bloque en bas à droite dans l’application mobile.

3. Saisissez l’adresse e-mail du destinataire

L’adresse e-mail du destinataire est l’adresse de la personne à qui vous souhaitez envoyer votre e-mail. S’il y a plus d’un destinataire, vous pouvez utiliser CC ou BCC. Avec CC, tous les destinataires verront la liste des autres destinataires. Un destinataire ne peut pas voir les autres destinataires du même e-mail dans une liste Cci à moins qu’ils ne soient inclus dans CC.

Pour ajouter des destinataires dans Gmail sur le Web, appuyez sur le champ Destinataires, saisissez l’adresse e-mail du destinataire et sélectionnez Cc ou Cci pour inclure plusieurs destinataires. Si vous utilisez l’application Gmail sur des appareils mobiles (Android ou iOS), saisissez votre premier destinataire dans À et appuyez sur la flèche vers le bas pour voir les champs CC et Cci.

Veuillez faire attention à l’adresse pour éviter de partager le message avec la mauvaise partie.

4. Tapez l’objet de l’e-mail

L’objet de l’e-mail doit résumer le sujet de l’e-mail. Pour de meilleurs résultats, assurez-vous que le sujet reflète le contenu de l’e-mail. Soyez très précis et concis.

De plus, la ligne d’objet doit être accrocheuse pour avoir une meilleure chance de convaincre le destinataire d’ouvrir votre e-mail. L’utilisation d’acronymes de courrier électronique pour les lignes d’objet peut être utile, utilisez-les simplement de manière appropriée.

5. Organisez votre message électronique

C’est là que vous devez mettre tout ce que vous voulez que le ou les destinataires sachent en détail. Mais avant d’envoyer votre message, commencez par un message d’accueil approprié.

Par exemple, lorsque vous rédigez des e-mails professionnels, vous devez éviter « Cher » ou « Bonjour ». Aussi, gardez votre message concis, utilisez une étiquette appropriée et formatez correctement votre e-mail.

Il est essentiel que vous appreniez les différentes manières de rédiger des e-mails professionnels, et vous pouvez compter sur divers outils Internet pour vous aider à rédiger de meilleurs e-mails si vous rencontrez des difficultés.

6. Se termine par une approbation

Les e-mails utilisent des signatures pour marquer la fin d’un e-mail. Par conséquent, vous devez toujours inclure une signature à la fin. Selon le type d’e-mail, vous devez tenir compte de certains critères lors de la rédaction d’une signature.

Tenez compte de ces conseils lorsque vous signez un e-mail :

1. Utilisez votre nom complet.
2. Utilisez une fermeture appropriée. Considérez l’une des meilleures signatures de courrier électronique professionnelles pour les courriers électroniques liés au travail.
3. Incluez vos titres de poste et d’autres informations de contact. Ce ne sont pas un must, mais cela ne fait pas de mal de les inclure.
4. Une signature peut également être un avantage.

7. Comment envoyer un email avec pièce jointe

Avez-vous besoin de partager certains fichiers par e-mail ? C’est le moment idéal pour ajouter une pièce jointe. L’ajout de fichiers peut être requis pour les processus de demande d’emploi où les CV et les curriculum vitae sont indispensables.

Mais, avant de joindre un fichier, il est souvent conseillé de faire savoir au destinataire dans le corps de l’email que vous avez joint un fichier en bas du message.

Comment joindre des fichiers dans Gmail

Dans l’application mobile Gmail, appuyez sur l’icône en forme de trombone en haut, sélectionnez Joindre un fichier ou Insérer depuis Drive, puis sélectionnez le fichier à joindre.

Lorsque vous y êtes invité sur le Web, cliquez sur l’icône en forme de trombone pour télécharger un fichier stocké sur votre ordinateur ou cliquez sur Google Drive pour télécharger un fichier stocké dans votre compte Google Drive.

Différents fournisseurs de messagerie peuvent avoir des limitations sur la taille maximale des fichiers joints. Pour Gmail, 25 Mo est le maximum, mais vous pouvez contourner la limite en téléchargeant d’abord vos fichiers sur Google Drive.

Si vous souhaitez envoyer plusieurs fichiers, répétez la même procédure.

8. Formatez et corrigez votre e-mail

Avant d’appuyer sur le bouton d’envoi, formatez correctement votre e-mail en vous assurant que tout est de la même taille et de la même police. Vérifiez que l’alignement et l’indentation sont corrects. Enfin, assurez-vous que le message est présenté d’une manière qui améliore la lisibilité.

Gmail vous permet de formater vos e-mails à l’aide d’un bouton Options de format intégré. Sélectionnez simplement le bouton Format (A qui est souligné) pour voir les différentes façons dont vous pouvez formater votre message électronique dans Gmail. Vous pouvez changer les polices, la taille, le gras du message, le souligner, changer la couleur du texte, etc.

Enfin, examinez votre e-mail de haut en bas pour vous assurer que l’adresse du destinataire est correcte et que l’e-mail est exempt d’erreurs grammaticales et sémantiques. La relecture des e-mails avant l’envoi ne peut pas être surestimée.

9. Envoyez votre e-mail

Si tout va bien, il est temps d’envoyer votre e-mail. Appuyez sur le bouton Envoyer pour envoyer votre e-mail.

Comprendre comment envoyer un e-mail

Savoir envoyer un email est une grande compétence car c’est un moyen de communication important. Bien qu’il y ait eu un passage aux plateformes de messagerie instantanée, le courrier électronique est toujours vénéré, en particulier sur le lieu de travail. La prochaine fois que vous enverrez un e-mail, gardez ces conseils à l’esprit.